Découvrez comment optimiser votre stratégie documentaire
Améliorez la gestion de vos processus documentaires grâce à un audit structuré
Réduisez vos coûts et améliorez la gestion des impressions de votre service avec Océ Office 
Assessment. Nous utilisons des logiciels sophistiqués de recueil de données pour analyser les habitudes d'impression de votre organisation et l'évaluation de leurs conséquences financières Des questionnaires et des entretiens sont également réalisés pour mettre à jour les flux documentaires, les habitudes des utilisateurs et les besoins en termes de gestion documentaire. Vous recevez ensuite un rapport indépendant suggérant les améliorations à apporter.
Remportez l'adhésion de vos collaborateurs
Océ implique dans le processus d'analyse les utilisateurs finaux, la direction générale, les responsables et le personnel de la reprographie, la direction informatique et les autres personnes concernées. Nous examinons leurs besoins, leurs préoccupations, et surtout leurs difficultés quotidiennes ; nous intégrons les réponses à ces problèmes aux solutions préconisées. La conséquence logique de cette approche ? Un accueil favorable et une large adhésion à tous les niveaux de votre entreprise.
Optez pour une solution à partir de données concrètes
Ce rapport d'audit vous indique clairement les défis que votre entreprise doit relever en matière d'impression. Il comprend un récapitulatif pour la direction, une analyse des coûts, les aspects informatiques, les enjeux liés aux utilisateurs finaux, des recommandations et une proposition de solution indépendante de tout fournisseur.
Faites évoluer votre gestion documentaire grâce à une feuille de route détaillée
Votre audit Océ Office Assessment vous fournit un plan détaillé d'amélioration de la gestion documentaire de votre entreprise. Il comporte un calendrier et une liste d'étapes à mettre en place. En mettant en œuvre ces recommandations, vous pouvez :
• Réduire vos coûts
• Rationaliser vos processus métier
• Améliorer la productivité de vos employés
• Découvrir de nouvelles perspectives commerciales
Prestations d'audit Océ Office Assessment
L'Océ Office Assessment est une approche structurée qui suit cinq étapes successives : préparation, recueil des données, analyse des données, présentation et finalisation. Au total, l'analyse nécessite en général trois à cinq mois.
Détail des étapes de l'Océ Office Assessment
Phase 1 : Préparation
Désignation du chef de projet et du groupe de projet
Mise à disposition des outils pour tests et acceptation
Réception et approbation du questionnaire en ligne destiné aux utilisateurs
Adhésion des responsables concernés et communication du projet aux utilisateurs finaux
Phase 2 : Recueil des données
Collecte des informations relatives aux coûts et aux flux documentaires de l'entreprise
Rapport détaillé des impression effectuées sur les systèmes d'impressions de l'entreprise (connectés réseau ou non)
Recueil d'informations auprès des groupes d'utilisateurs concernés via des enquêtes en ligne et des entretiens
Phase 3 : Analyse des données
Analyse des données recueillies
Transposition des résultats à l'entreprise dans son ensemble
Étude des données et des conclusions et création du rapport d'évaluation final
Phase 4 : Présentation
Phase 5 : Achèvement
Finalisation
- Désinstallation des logiciels installés
- Suppression du lien menant à l'enquête en ligne et des données d'enquête enregistrées
- Suppression des données superflues et transmission de l'ensemble des informations au client
Méthodologie Océ Office Assessment
Océ s'appuie sur des mesures quantitatives et qualitatives pour évaluer les besoins et les habitudes de travail d'une entreprise en matière d'impression. L'utilisation de méthodes tant quantitatives que qualitatives assure la conception de
solutions qui équilibrent les exigences matérielles et logicielles au sein de l'entreprise.
Présentation des méthodologies utilisées
Évaluation quantitative
L'évaluation quantitative mesure les données matérielles. Elle se fonde sur un logiciel évolué non intrusif qui détermine les éléments suivants :
• Nombre d'imprimantes utilisées et nombre d'impressions produites dans une entreprise
• Nombre d'utilisateurs
• Coût des impressions
Cette analyse quantitative se fonde sur les coûts de l'entreprise et sur la production documentaire réelle.
Évaluation qualitative
L'évaluation qualitative mesure des éléments difficilement quantifiables, notamment la manière dont les documents sont imprimés (couleur, finition, etc.) et la raison de l'utilisation de ces fonctions spécifiques ; comment les services de reprographie sont évalués et quels sont les processus de documentaires ayant une importance stratégique. L'étude des besoins des utilisateurs réalisée par Océ permet d'obtenir ces informations. Elle inaugure le processus d'approbation des nouvelles procédures d'impression par le client.
Océ complète ce questionnaire par des entretiens sélectifs menés dans l'entreprise Ces entretiens donnent une image plus fine des flux d'impression de l'entreprise.
RWE (Directeur des systèmes d'information) :
« Vous êtes le 4e fournisseur à présenter une stratégie d'évaluation à RWE, mais votre approche est résolument différente. Les autres fournisseurs mettaient en avant l'importance des économies que nous pourrions réaliser en remplaçant les imprimantes par des systèmes d'impression multifonctions. Vous privilégiez ce qui est le plus important à nos yeux : l'utilisateur final et la gestion documentaire propre à l'entreprise. »
Alte Leipziger Versicherungen (Service Informatique) :
« Votre approche est très différente de celles de vos concurrents. Ces derniers ont plus ou moins présenté leurs outils de suivi des impressions. Vous proposez une méthodologie qui permet de définir notre situation, tant quantitative que qualitative, en indiquant comment mettre en œuvre une nouvelle stratégie pour nos impressions bureautiques. Cela représente à nos yeux une véritable valeur ajoutée ! »
PCM Uitgevers (Service Informatique) :
« Océ nous a convaincus par son approche professionnelle, sa description claire et très appréciée du processus d'évaluation et par sa perspective différente de ce dernier, axée sur la validation par l'utilisateur final. »
